Documento/Processo Eletrônico - SUAP
Informações sobre as funcionalidades disponíveis e sugestões de uso do sistema SUAP.
- Documento Eletrônico - SUAP
- Processo Eletrônico - SUAP
- Caixa de Processos
- Processos
- Requerimentos
- Distribuição de Trâmites
- Funcionalidades Processo Eletrônico
- Permissões
- Minhas Permissões
Documento Eletrônico - SUAP
Funcionalidades relativas aos documentos eletrônicos no SUAP.
Dashboard
Objetivo: Apresentar o painel visual dos documentos eletrônicos, nele é possível ver os quantitativos de documentos, verificar pendências, assim como acessar as informações listadas.
Informações Gerais
Lista de Documentos
Na Área 1 é possível visualizar a lista de todos os documentos eletrônicos.
Quantitativos de Documentos
Na Área 2 são apresentados os quantitativos de documentos, é possível clicar nos números para ter acesso à lista dos documentos que foram totalizados.
A totalização é dividida por áreas.
Pessoais: Meus Documentos (Documentos criados pelo usuário), Meus Favoritos, Compartilhados Comigo e Vinculados a Mim.
Assinaturas: Documentos Esperando minha assinatura, Documentos com assinaturas requisitas por mim e Documentos Assinados por mim.
Revisões: Documentos Esperando minha revisão, Documentos Com revisões requisitas por mim e Documentos Revisados por mim
Obs.: O sistema destaca a cor do número, quando há pendências, como por exemplo em Documentos Esperando minha assinatura. Clique no número para visualizar quais são os documentos.
Documentos Pendentes
Na Área 3 e Área 4 são apresentados os documentos pendentes de conclusão/finalização ordenados de forma decrescente pela data de criação, ou seja, os mais recentes para os mais antigos. O sistema permite acessar diretamente o documento pendente para as devidas providências. Caso não exista nenhum documento pendente de conclusão/finalização o sistema somente exibe a mensagem de que não existem documentos a serem listados.
Documentos
Objetivo: Exibir a lista de todos os documentos, a opção de Adicionar Documento Texto bem como visualizar e realizar as ações necessárias nos documentos.
Informações Gerais
Busca e Exibição dos Documentos
Na Área 1 são as opções de filtro, por padrão vem selecionado o agrupamento Meus Documentos (que são os documentos criados pelo usuário logado), é possível clicar no X ao lado para retirar este agrupamento ou combinar a consulta com um dos outros filtros disponíveis, sendo as opções:
Texto: Consulta por assunto e pelo identificador do Documento (que é o número gerado antes da numeração gerada na assinatura).
Agrupamento: Meus Documentos, Favoritos, Compartilhados Comigo, Documentos vinculados a mim, Documentos esperando assinatura, Minhas Assinaturas, Minhas solicitações de assinatura, Documentos esperando revisão, Minhas revisões, Minhas solicitações de revisão, Documentos esperando revisão, Minhas revisões, Minha solicitações de revisão.
Campus dono: campus do setor dono do documento (que criou o documento).
Setor dono: setor dono do documento (que criou o documento).
Tipo: Tipo de Documento.
Nível de Acesso: Sigiloso, Restrito, Público.
Situação: Rascunho, Concluído, Em Revisão, Revisado, Cancelado, Aguardando assinatura, Assinado, Finalizado.
Usuário de Criação: Buscar pelo usuário autor do documento.
Interessados: Buscar pelos interessados vinculados aos documentos.
Botão Filtrar: Após escolher todos os filtros desejados, clique no botão filtrar para efetuar a sua busca.
Na Área 2 são os filtros por data, o sistema irá exibir as datas de acordo com os documentos existentes. Mais informações em Busca no SUAP.
Na Área 3 são os resultados da busca, se tiver muitas informações o sistema gerará paginação com números e algumas vezes a opção Mostrar tudo, que desfaz a paginação e exibe todos os registros. Nesta área são apresentadas as ações disponíveis, como "Remover documentos/rascunhos selecionados", ao selecionar os documentos, escolher esta ação e o botão Aplicar, o sistema irá remover todos os documentos rascunhos que foram selecionados.
Para marcar ou desmarcar um documento como Favorito, clique na Estrela (
) na opção de Favorito.
Os resultados podem ser ordenados clicando no nome das colunas destacas em verde. Para mais informações acesse Busca no SUAP.
Adicionar Documento de Texto
Na Área 4 está o botão para Adicionar Documento de Texto, clique para criar um novo documento eletrônico.
Caso o botão não apareça: Abra um chamado no SUAP para a DSTI.
Caso apareça o botão, mas apareça a mensagem abaixo:
Ou ao criar o documento no campo setor Dono o setor desejado não esteja listado, procure a chefia do setor ou a chefia hierárquica para verificar as liberações. Mais informações em - Minhas Permissões.
Nível de Acesso
O nível de acesso dos Documentos e Processos deve seguir a Lei de Acesso à Informação - LAI (Lei 12.527/2011).
O princípio do serviço público é: Sigilo é exceção, transparência é regra.
Público: todos tem acesso aos documentos eletrônicos, mas somente após a situação ser finalizado, antes disso o documento fica somente no setor dono que o elaborou; Se o tipo de processo que o documento foi inserido estiver configurado para consulta pública, o documento também será exibo na consulta do processo pelos públicos externos (sem necessidade de login no SUAP).
Restrito: permite visualização de todos que tem acesso ao setor que o documento foi criado (setor dono) e também as pessoas que tiverem acesso ao setor que recebeu o processo que contem o documento para análise (neste caso, o sistema registra o histórico de quem visualizou o documento e o processo); Esta opção exige no momento de criação do documento a informação de qual hipótese legal foi usada para esta classificação.
Sigiloso: permite visualização somente a quem criou o documento e quem recebeu o processo para análise, essa tramitação é pessoal e não por setor, há também a opção de compartilhar somente com pessoa. Também fica registrado quem visualizou o documento e o processo. Esta opção exige no momento de criação do documento a informação de qual hipótese legal foi usada para esta classificação.
O sistema permite Editar ou Solicitar alteração de nível de acesso dos documentos finalizados e também dos processos enquanto estão Em trâmite.
Visualizar Documento Eletrônico
Clique na lupa (
) para visualizar os detalhes do documento.
Na Área 1 encontra-se a identificação do documento, antes de gerar a numeração definitiva o sistema gera um código interno (Documento XXXX), depois da primeira assinatura, o número será a sequencia do tipo do documento, a sigla do setor dono e o ano. Também é exibida a situação do documento e qual o nível de acesso do documento.
Na Área 2 são os botões com as funcionalidades disponíveis para o usuário de acordo com suas permissões (liberações gerenciadas pela chefia nos setores) . Clique AQUI para mais informações sobre as funcionalidades.
O conteúdo do documento encontra-se na Área 3, nele são exibidos o cabeçalho, corpo e o rodapé, o cabeçalho e o rodapé não são editáveis pelo usuário, eles são configurados automaticamente a partir do tipo do documento selecionado, por isso não são exibidos na Edição do Texto.
Na Área 4 estão os Dados Gerais do documento, as informações preenchidas ao criar o documento, possui as seguintes informações: Tipo de Documento, Modelo, Assunto, Nível de Acesso, Hipótese Legal, Setor Dono, Documento Criado por (Autor).
Na Área 5 são todas as vinculações que um documento possa ter, é exibido um link para acesso rápido. Exemplos: processos que o documento foi adicionado, os documentos nos casos de vínculos entre documentos, os interessados e também os revisores. Também é composto pelo Registro de Ações no quais são exibidas todas as ações realizadas com o documento, como: criação, edição, solicitações de revisão, assinatura, finalização, bem como as informações de visualizações nos casos de nível de acesso restrito ou sigiloso.
Funcionalidades Documentos
Objetivo: Relacionar todas as funcionalidades disponíveis para os documentos eletrônicos.
Na área 1 encontra-se o botão (Adicionar Documento de Texto) que permite criar um documento eletrônico.
Na área 2 estão os botões de (
) Visualizar Documento, que permite visualizar e manipular o documento com as diversas funcionalidades disponíveis, e o botão (
) Editar Dados Básicos.
Criar Documento Eletrônico
Ao clicar no Botão Adicionar Documento de Texto será aberta a tela para criar o documento eletrônico.
Preencha os dados básicos do documento, sendo:
Tipo do Documento: Informe o tipo que será o documento, o tipo determinará os modelos disponíveis, o cabeçalho, o rodapé e a numeração do documento.
Modelo: Escolha o modelo que o documento será baseado.
Assunto: O assunto que trata o documento, coloque o máximo de informações para facilitar a busca.
Setor Dono: Define a qual setor o documento pertence, determinará junto com o Tipo a Numeração única do documento.
Classificações: Classificação arquivística para o documento, é preenchida de acordo com o Tipo selecionado.
Nível de Acesso: Escolha entre Público, Restrito, Sigiloso, clique AQUI para mais informações.
Hipótese Legal: Nos casos de escolha do nível de acesso Restrito e Sigiloso será obrigatório informar qual hipótese legal para a determinação do nível.
Salvar: Salva o documento e abre a visualização do mesmo.
Salvar e adicionar outro(a): Salva e volta para a tela com novo cadastro de documento.
Salvar e continuar editando: Salva e permite continuar editando as informações gerais do mesmo documento.
O Documento é criado com um identificador sequencial, é gerada informação no registro de ação.
A situação do documento criado fica como Rascunho.
Editar -> Dados Básicos
A edição pode ser realizada através do botão (
) na lista de documentos ou através do botão Editar -> Dados Básicos na visualização do documento. É possível alterar todos os dados do cadastro do documento, com exceção do tipo, pois o sistema não permite transformar um tipo em outro.
Ao salvar o sistema registra as alterações e mantém a situação do documento como Rascunho.
Editar Texto (Conteúdo)
Permite alterar o conteúdo do documento eletrônico, com exceção do Cabeçalho e Rodapé, que é definido pelo Tipo de Documento selecionado.
Na Área 1 consta o botão Remontar Corpo, esse botão retorna todo o conteúdo do Documento para o Modelo Original, é recomendado o uso nos casos em que seja necessário desfazer tudo que foi preenchido, voltando o documento do modelo original.
Esta ação não é desfeita, o sistema não recupera o que foi preenchido antes botão do Remontar corpo ser utilizado.
Na Área 2 é o editor do documento eletrônico, pare o mouse sobre o ícone para exibir legenda do ícone. Segue alguns destaques:
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Maximizar a tela do corpo do documento, o que facilita a edição |
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Salvar o conteúdo do documento, é recomendado utilizar com frequência para evitar perda de conteúdo. |
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Inserir Indentação apenas na primeira linha do parágrafo |
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Inserir imagem no conteúdo do documento, não é possível copiar uma imagem e colar, é necessário utilizar este recurso, para inserir imagens. |
Na Área 3, avalie o modelo pré-definido, e faça o preenchimento dos pontos necessários. Fique atento na formatação do documento e aos padrões estabelecidos como por exemplo no manual de redação do IFMT, baseado no manual de redação da presidência da república. Textos copiados e colados de outros locais poderão ter caracteres não reconhecidos pelo sistema que poderá gerar erro ao salvar. É recomendado editar o conteúdo diretamente no SUAP ou fazer as colagens aos poucos e salvando o conteúdo com frequência.
Na Área 6 consta no corpo do documento um exemplo de Variável/TAG {{ documento_data_emissao_por_extenso }}. Variável/TAG no SUAP são os termos apresentados entre chaves duplas {{ variável }} e que não podem ser editadas, elas são preenchidas de forma automática pelo sistema ao visualizar o documento. Existem variáveis/tag de preenchimento de data, de nome, de setor, entre outras opções.
Caso tenha alguma mudança no conteúdo entre as chaves duplas o sistema apresentará um erro, por não reconhecer o novo conteúdo. O documento não será exibido, até que seja editada e corrigida a variável original, ou deletada a variável (as chaves duplas e todo o conteúdo da mesma {{ variavel }} caso não lembre do conteúdo original). Se o erro for percebido com documento já concluído será necessário utilizar a opção Retornar para Rascunho, e Editar o Texto para prosseguir com o documento.
Na Área 4 constam as informações do tamanho atual que o conteúdo do texto está, e o tamanho máximo permitido, documentos com imagens e tabelas ficam com um tamanho maior, fique atento ao limite estabelecido.
Na Área 5 consta o Salvar, que mantém na mesma tela, e o Salvar e Visualizar, que mostra o documento em formato de visualização. Também é gerada informação no registro de ações:
Recomendamos que após concluir o documento, acesse no botões Ações - Exportar em PDF/A para confirmar a formatação do mesmo, caso sejam necessários ajustes para que o PDF fique como desejado, utilize a opção Retornar para Rascunho e Edite o Texto.
Evite manipular documentos do setor que seu usuário não esteja envolvido na elaboração.
Salve o documento constantemente, para evitar perda de informações.
Ao salvar o sistema registra as alterações e mantém a situação do documento como Rascunho.
Histórico de Alterações
O histórico é em relação ao dados básicos, exibem Data/Hora, Usuário e a Ação que foi realizada.
Ações
Dependendo da situação do documento o sistema disponibiliza algumas das funcionalidades possíveis em Ações, sendo: Clonar, Imprimir em carta, Imprimir em Paisagem, Exportar PDF/A(Carta), Exportar PDF/A(Paisagem), Criar Processo, Adicionar a Processo, Vincular Documento, Vincular Interessados.
Clonar
Gera cópia idêntica ao documento clonado, é preciso alterar o Assunto e o Setor Dono nos dados básicos e também é possível alterar o conteúdo na funcionalidade Editar Documento. O sistema irá apresentar a mensagem sucesso e irá abrir a tela de Edição de Dados Básicos.
Imprimir em Carta: Permite imprimir o documento em formato Carta.
Imprimir em Paisagem: Permite imprimir o documento em formato Paisagem.
Exportar PDF/A (Carta): Gera o PDF em formato Carta.
Exportar PDF/A (Paisagem): Gera o PDF em formato Paisagem.
Quando o documento está com a situação Rascunho só é permitida a Ação Clonar, após a conclusão o sistema libera as outras opções de Ações.
Exportar para PDF é recomendado para visualizar a formatação final do documento antes da assinatura e finalização, o que possibilita fazer os ajustes necessários.
Remover (Documento)
Permite remover (apagar) os documentos que encontram-se em rascunho.
Essa ação não é desfeita, o sistema solicita confirmação da ação antes de remover em definitivo o documento.
O sistema solicita a confirmação da ação:
Ao clicar em Ok será apresentada a mensagem de sucesso e o documento será apagado de forma definitiva:
Compartilhar Documento
O compartilhamento permite dar permissão de visualizar ou editar o documento específico para pessoas ou para setores.
As opções para compartilhar são: Com Setores, que libera o compartilhamento com todos os servidores lotados nos setores selecionados, e Com Pessoas, onde são indicados os nomes específicos que terão acesso.
Entre as opções sobre a forma de compartilhar são: Podem ler, permite apenas a visualização ou pode Editar e Ler, para os casos que há necessidade de alteração do documento por outras pessoas, ou setores.
O compartilhamento com setores não gera envio de e-mail, nos casos necessários do envio do documento à um setor, recomendamos encaminhar o PDF do documento ou o link do documento finalizado por e-mail.
A resposta a um documento eletrônico, além do envio por email, recomendamos utilizar a opção Vincular Documentos para vincular a resposta ao documento recebido, permitindo acesso rápido à ambas as informações no sistema.
Ao Enviar o compartilhamento, o sistema libera os acessos conforme solicitado, exibe mensagem de sucesso, acrescenta informações no Registro de Ações e mantém a situação atual do documento.
Concluir
A conclusão é o primeiro passo para poder assinar e finalizar um documento. A partir da conclusão é possível visualizar o documento em PDF através do botão Ações para validar a formatação.
O sistema solicita a confirmação da ação:
Para retornar à edição do documento, utilize a funcionalidade Retornar para Rascunho.
Ao clicar em Ok o sistema irá apresentar mensagem de sucesso e a situação do Documento será alterada para Concluído.
Retornar para Rascunho
Após concluído, se for necessário editar o texto do documento utilize a opção Retornar para Rascunho:
O sistema solicita a confirmação da ação:
Ao clicar em Ok será apresentada a mensagem de sucesso e a situação do Documento será alterada para Rascunho.
Solicitar -> Revisão
A revisão consiste em solicitar à algum revisor a análise do documento, com possibilidade de fazer alterações, que serão aceitas ou não pelo solicitante da revisão. É permitido um revisor por vez.
Escolha o revisor e informe uma observação. Essas informações serão apresentadas em Revisores e no Registros de Ações.
Ao clicar em Enviar o sistema apresenta mensagem de sucesso e a situação do documento será alterada para Em Revisão.
Após confirmado é permitir ao Solicitante da revisão: Cancelar Revisão.
E é permitido ao Revisor: Marcar como Revisado, Editar os Dados Básicos, Editar o Texto do Documento e Cancelar Revisão.
Cancelar Revisão
Esta opção está disponível para o Solicitante e para o Revisor, que poderão a qualquer momento Cancelar a Revisão e voltar o documento para o Solicitante.
O sistema solicita a confirmação da ação:
Ao confirmar a ação o documento volta para o solicitante e a situação será alterada para Concluído. O sistema apresenta a mensagem de sucesso e é relacionado no Registro de Ações a revogação da revisão:
Marcar como Revisado
Após fazer a revisão, o revisor deverá Marcar como Revisado e informar as observações, que poderão conter informações sobre o que foi Editado no documento ou sugestões de edição, é recomendado o maior número de informações possíveis para facilitar a avaliação do Solicitante.
Ao marcar como revisado o Revisor perde acesso ao documento e o Solicitante poderá: Deferir Revisão e Concluir ou Rejeitar Revisão.
O sistema exibe em mensagem de sucesso, é relacionado no Registro de Ações, informações sobre edição, a revisão finalizada e nos Revisores o sistema preenche a data da revisão. A Situação do documento será alterada para Revisado.
Deferir Revisão e Concluir
Caso o solicitante concorde com as alterações efetuadas pelo revisor, clique no botão Deferir Revisão e Concluir.
O sistema solicita a confirmação da ação:
Ao confirmar a ação é gerada informação no Registro de Ação, o sistema exibe mensagem de sucesso e a situação será alterada para Concluído:
Lembramos que os documentos são do setor, antes de Deferir ou Rejeitar revisões verifique se a solicitação foi realizada pelo seu usuário ou se é de assunto também de sua responsabilidade. Evite manipular documentos que seu usuário não esteja envolvido na elaboração.
Rejeitar Revisão
O sistema desfaz todas as alterações realizadas na Edição de Texto pelo revisor, e o conteúdo do documento volta a ser o mesmo antes da solicitação de revisão. A situação do documento será alterada para Concluído e é exibido no Registro de Ações e mensagem de sucesso:
Lembramos que os documentos são do setor, antes de Deferir ou Rejeitar revisões verifique se a solicitação foi realizada pelo seu usuário ou se é de assunto também de sua responsabilidade. Evite manipular documentos que seu usuário não esteja envolvido na elaboração.
Assinaturas
Solicitar -> Assinatura
Caso seja necessária solicitar assinatura o sistema apresenta a seguinte tela:
Solicitação Principal: Informe a pessoa que irá determinar a numeração do documento, ela será a primeira a receber a solicitação. Caso o documento já tenha sido assinado, a Pessoa virá preenchida automaticamente com quem realizou a 1ª assinatura.
Solicitação Complementar: Por padrão aparece apenas uma solicitação, mas é permitido adicionar N solicitações complementares no link (Adicionar Solicitação) e para remover no link (Remover solicitação). A solicitação complementar é quando o documento deverá ser assinado por várias pessoas.
Ordem: No campo Ordem se todas as solicitações estiverem com o número 1 todos terão a mesma hierarquia e significa que todas as assinaturas dependerão apenas da Solicitação Principal para poder realizar as assinaturas. Caso a Ordem seja sequencial (1,2,3...) significa que haverá hierarquia entre as solicitações complementares, a assinatura só vai ficar disponível para o 2, após o 1 assinar, só ficará disponível para o 3 depois que o 2 assinar e assim por diante.
Algumas pessoas possuem mais de um cadastro, como servidor, como aluno, pessoa física/externa ou prestador de serviço, verifique se é a pessoa correta antes de fazer a seleção.
Nos casos usuários externos, o sistema precisa do cadastro de cargo/função e da definição do período, caso o usuário externo não apareça na lista para solicitação de assinatura, verifique com os responsáveis se o cadastro está correto e se o período está válido.
O sistema exibe mensagem de sucesso e a situação do documento será alterada para Aguardando assinatura.
O acompanhamento ou a remoção da solicitação pode ser realizada através da Gestão das Solicitações de Assinatura.
Após a solicitação de assinatura ao Solicitante é permitido: Solicitar novas assinaturas ou remover as solicitações.
Ao solicitado é permitido: Solicitar novas assinaturas, Assinar, Rejeitar Assinatura.
Quando todas as assinaturas forem efetuadas, a situação do documento será alterada para Assinado.
Solicitar -> Assinatura com Anexação a Processo
Quando selecionada esta opção o sistema insere o documento automaticamente ao processo informado após todas as assinaturas e realiza um encaminhamento do processo (Trâmite automático) conforme a seguir:
Pessoa: Informe a Pessoa para a 1ª assinatura que gerará a numeração.
Anexar ao Processo: Informe o processo, lembrando não é possível adicionar documentos a um processo que não está em seus setores.
Encaminhar Processo: Sem despacho ou Com despacho (É recomendado que todos os encaminhamentos serem com despachos).
Setor de Destino do Trâmite: Informe o setor que receberá o processo após todas as assinaturas serem efetuadas e o documento finalizado.
Despacho do Trâmite: Informe o despacho para o processo.
Perfil: Selecione o perfil desejado, lembrando de avaliar se o despacho está sendo realizado em razão do seu cargo ou sua função.
Senha: Informe sua senha para que seja realizado o trâmite.
Se necessário adicione solicitações complementares, conforme descrito AQUI.
O sistema exibe mensagem de sucesso e a situação do documento será alterada para Aguardando assinatura.
O acompanhamento ou a remoção da solicitação pode ser realizada através da Gestão das Solicitações de Assinatura.
Após a solicitação de assinatura ao Solicitante é permitido: Solicitar novas assinaturas ou remover as solicitações.
Ao solicitado é permitido: Solicitar novas assinaturas, Assinar, Rejeitar Assinatura.
Quando todas as assinaturas forem efetuadas, a situação do documento será alterada para Finalizado.
A seguir será apresentado a Visualização do documento no processo:
Documento Pendente no Processo Eletrônico, Antes das assinaturas:
Documento Finalizado e com numeração no Processo Eletrônico, Depois de todas as assinaturas:
Se as assinaturas não forem realizadas o documento fica com pendente, e se forem rejeitadas o documento é retirado do processo, caso a(s) assinatura(s) forem confirmadas o documento muda para Finalizado no processo.
Caso o documento já tenha sido assinado, o sistema não permite a solicitação de assinatura com anexação ao processo.
Gestão das Solicitações de Assinatura
Clique no texto Solicitações das Assinaturas (
) que aparece acima da visualização do documento, o sistema irá apresentar toda as solicitações e as respectivas situações, bem como permite remover as assinaturas. Novas assinaturas devem ser solicitadas pelo botão Solicitar ->Assinaturas.
Segue exemplo de assinatura solicitada todas com Ordem 1 no pedido, ou seja SEM hierarquia entre as solicitações complementares. O sistema indica em Condicionado quem precisa assinar antes do solicitado neste caso é a mesma pessoa na primeira solicitação, após o 1º Assinar todos os outros poderão assinar simultaneamente.
Segue exemplo de assinatura solicitada com Ordem Sequencial (1,2,3...) no pedido, ou seja COM hierarquia entre todas as solicitações. O sistema indica em Condicionado quem precisa assinar antes do solicitado, o solicitado não conseguirá assinar antes que a pessoa indicada como condicionado assine o documento:
Remover/Cancelar Assinaturas
Ações: No símbolo (
) é possível remover as assinaturas que ainda não foram realizadas.
O sistema solicita a confirmação da ação:
Ao confirmar a ação o sistema exibe mensagem de sucesso e se todas as assinaturas forem removidas e ninguém tiver assinado, a situação será alterada para Concluído, caso ainda tenham assinaturas solicitadas a situação ficará ou Aguardando assinatura ou Assinado.
Na remoção da assinatura, caso seja removida uma assinatura com hierarquia, todas as outras na sequência também serão removidas.
Rejeitar Assinatura
Em caso de não assinatura do documento, pode ser utilizada a opção rejeitar assinatura.
O sistema solicita a confirmação da ação:
Ao confirmar a ação o sistema apresenta a tela para informar a justificativa.
Ao Salvar o sistema exibe mensagem de sucesso e é exibido em Registro de Ações:
Assinar com Senha (Documento)
Caso seja a 1ª assinatura do documento o sistema irá apresentar a tela seguir:
É exibido a sigla do Tipo do Documento, o número e ano e a sigla do setor dono, essas informações vão compor a numeração do documento, neste caso será: DESPACHO Nº 1/2021 - RTR-DSTI/RTR/IFMT.
Após assinatura e geração do Identificador (Numeração) o sistema não desfaz a operação, não sendo possível mais editar o Documento.
Gerada a numeração o sistema exibe a tela para a assinatura do documento:
É necessário selecionar um Perfil, informar a senha e clicar no botão Assinar Documento. Os botões em preto voltam para o processo de Definir o Identificador (numeração) caso ainda não tenha sido definido.
Após Assinar o Documento é permitido ao Autor: Solicitar novas assinaturas, Finalizar Documento, Compartilhar Documento, Ações e Vincular Interessados.
Analise se a sua assinatura no documento será em razão do seu cargo ou da sua função.
Opções de perfis: Cargo, Função (são importados do SIGEPE (FG/CD)), a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas) e as CGPs dos campi também podem cadastrar uma função de forma manual como por exemplo, de Substituição.
Em relação a função, caso não esteja aparecendo a sua função importada do Sigepe, verifique no seu cadastro básico de funções atuais. É necessário que seja vinculado um setor SUAP para que o sistema reconheça a função no setor, e liberar para assinatura e os acessos de chefia que o sistema disponibiliza, verifique a imagem abaixo:
Não é permitido que uma pessoa assine o documento mais de uma vez, mesmo que sejam com perfis diferentes.
Após a Assinatura o sistema irá gerar a numeração (caso seja a 1ª), adicionar ao rodapé do documento a assinatura realizada com o Nome, Perfil e data da assinatura, exibir mensagem de sucesso e atualizar o Registro de Ações.
Após assinatura é permitido ao autor do documento: Solicitar -> Assinatura, Finalizar Documento e Ações.
Se tiver mais assinaturas pendentes a situação se manterá em Aguardando assinatura, caso não tenha assinaturas pendentes a situação será alterada para Assinado.
Vincular Interessados
Alguns tipos de documentos permitem a vinculação de interessados, é uma configuração básica do tipo, Portaria é um documento que está configurado para permitir adicionar interessados. A vinculação ocorre de forma automática na finalização do documento, caso o sistema identifique a matrícula de servidores no conteúdo do documento.
Documento: O sistema apresenta a numeração do documento.
Interessados: Exibe a lista dos interessados já adicionados, se houver, e para remover alguém clique no símbolo (
), para informar novos interessados digite nome/matrícula para localizar.
Justificativa: Informe a justificativa para a inclusão ou remoção do(s) interessado(s).
Senha: Informe a senha e clique no botão enviar.
O sistema envia email e notificação aos interessados. Portarias vinculadas são exibidas também nos dados do servidor.
Algumas pessoas possuem mais de um cadastro, como servidor, como aluno, pessoa física ou pessoa externa, verifique se é a pessoa que deseja antes de selecionar.
A alteração do documento não é alterada, é exibida a mensagem de sucesso e é registrado no campo Interessados e no Registro de Ações:
Finalizar Documento
Ao terminar todas as etapas do documento é necessário finalizá-lo.
O sistema solicita a confirmação da ação:
Ao confirmar a ação é exibida a mensagem de sucesso e também no Registro de Ações, a situação do documento será alterada para Finalizado.
Vincular Documentos
O sistema permite vincular um documento finalizado a outro, gerando uma ligação entre eles com possibilidade de consultar ambos de fora rápida.
Documento texto base: Documento no qual foi selecionada a opção Vincular Documento.
Tipo de Vínculo: Cadastro básico com opções. Ex.: é um aditivo do(a), altera o(a), etc.
Documento Alvo: O documento que será alvo da vinculação. Ao salvar é exibida a mensagem abaixo, e nos Documentos Vinculados será exibido o vínculo inserido:
No símbolo (
) é possível remover o vínculo. O sistema solicita a confirmação da ação:
Ao confirmar a ação o vínculo é removido e apresentada a mensagem de sucesso:
Cancelar (Documento)
Após o documento ser assinar ou finalizar, é possível Cancelar o mesmo.
Documentos que estejam anexados a processos devem ser removidos antes do cancelamento do documento.
O sistema solicita a confirmação da ação:
Ao confirmar a ação, informe a justificava do cancelamento.
Informe a justificativa, clique no botão salvar. O sistema irá apresentar mensagem de sucesso e atualizar o Registro de Ações:
O cancelamento do documento significa que o documento, mesmo sendo público não ficará mais disponível para acesso externo do setor dono (setor de criação).
Só podem ser cancelados Documentos com situação Assinado e Finalizado, e que não estejam anexados a nenhum Processo. Caso o documento esteja anexado em algum processo, será necessário remover o documento de todos os processos antes do cancelamento.
Essa ação não é desfeita, após o cancelamento só é possível clonar o conteúdo para um novo documento.
A situação do documento é alterada para Cancelado.
Criar Processo
Ao finalizar o documento se houver a necessidade de abertura de processo, clique AQUI para verificar como funciona a criação do processo eletrônico. Ao realizar esta ação, o documento será automaticamente inserido no processo criado.
Também existem duas opções para adicionar o documento a um processo já existente, sendo: pelo botão Adicionar ao Processo, através do Documento Eletrônico ou pelo módulo Processo Eletrônico, pelo botão Adicionar Documento Interno.
Adicionar ao Processo
O sistema permite escolher/informar um processo para que o documento seja incluído, mas somente os processos que estejam em posse do setor de quem está adicionando.
Ao clicar no botão o sistema exibe mensagem de sucesso e a inclusão do número do processo que o documento está inserido com opção de link para acessar ao processo.
Documentos inseridos em Processos não podem ser cancelados, mesmo que tenha sido feita a remoção do documento no processo, devido a rastreabilidade do que foi incluído e removido de cada processo.
Funcionalidades Documentos - Resumo
Objetivo: Relacionar resumo de todas as funcionalidades disponíveis para os documentos eletrônicos.
Informações Gerais
Na área 1 encontra-se o botão (Adicionar Documento de Texto) que permite criar um documento eletrônico.
Na área 2 estão os botões de (
) Visualizar Documento, que permite visualizar e manipular o documento com as diversas funcionalidades disponíveis, e o botão () Editar Dados Básicos.
Funcionalidades disponíveis por Situação
Para Situação: Rascunho
Autor pode: Concluir, Compartilhar Documento, Editar -> Dados Básicos, Editar Texto, Histórico de Alterações, Ações, Remover.
Para Situação: Concluído
Autor pode: Solicitar -> Assinatura, Solicitar -> Assinatura com Anexação a Processo, Compartilhar Documento, Ações, Remover.
Situação: Em Revisão
Autor pode: Cancelar Revisão.
Revisor pode: Marcar como Revisado, Editar os Dados Básicos, Editar o Texto do Documento e Cancelar Revisão.
Para Situação: Revisado
Autor pode: Deferir Revisão e Concluir, Compartilhar Documento, Ações, Rejeitar Revisão.
Para Situação: Aguardado assinatura
Autor pode: Solicitar -> Assinatura, Compartilhar Documento, Ações,
Solicitado pode:
Quando for a primeira assinatura: Assinar, Solicitar -> Assinatura, Compartilhar Documento, Editar os Dados Básicos, Editar o Texto do Documento, Ações e Rejeitar Assinatura.
Quando documento já está assinado: Assinar, Solicitar -> Assinatura, Ações e Rejeitar Assinatura.
Para Situação: Assinado
Autor pode: Solicitar -> Assinatura, Finalizar Documento, Compartilhar Documento, Ações, Vincular Interessados (Se o tipo de documento possuir esta configuração)
Para Situação: Finalizado
Autor pode: Compartilhar Documento, Ações, Vincular Interessados (Se o tipo de documento possuir esta configuração), Criar Processo, Adicionar a Processo, Vincular Documento, Cancelar (Se o documento não estiver vinculado a um processo).
Para Situação: Cancelado
Autor pode: Compartilhar Documento, Ações.
Processo Eletrônico - SUAP
Funcionalidades relativas aos processos eletrônicos no SUAP.
Caixa de Processos
Objetivo: Gerenciar os processos administrativos do setor.
Informações Gerais
O sistema apresenta todas as caixas de processo que o usuário possui acesso liberados pelas chefias dos setores. Para acessar um setor, selecione o mesmo ou a opção todos.
Caixa de Processo do Setor
A caixa de processo está disponível para os servidores que possuem acesso para manipular os processos administrativos do setor.
Na Área 1 encontram-se as caixas de processos separadas por setor, a cada setor que o usuário tiver acesso será exibido um botão para ir para a caixa do setor, e também a opção Qualquer Setor.
Na Área 2 encontram-se os filtros para pesquisa de processos.
Para visualizar às Áreas 3 e 4 é necessário selecionar um setor, na opção qualquer setor as opções não ficarão disponíveis. Para visualizar os processos finalizados ou reabertos do setor, utilize o botão Ver Processos na Área 3. Para verificar a Distribuição Interna dos processos verifique a Área 4.
Na Área 5 são os processos agrupados de acordo com as organizações abaixo, nesta área também é possível receber processos e fazer encaminhamentos em processos já recebidos no setor, os agrupamentos podem ser:
A Receber
A Encaminhar
Sem Tramitação
A Despachar
A Receber pelo Setor de Destino
Aguardando Juntada de Documento
Aguardando Ciência
Aguardando Validação de Juntada
Sigilosos
Ver Processos
Ao clicar em uma das opções o sistema irá para a lista de processos utilizando os filtros Setor Atual e Situação: Finalizado ou Reaberto. Será apresentada a lista dos processos ou uma mensagem "Nenhum Processo Eletrônico encontrado."
Os filtros podem ser alterados conforme necessidade.
Distribuição Interna
O sistema permite ao chefe, ao substituto (de acordo com as funções (CD/FG) cadastradas no SUAP pelo histórico de função sob gestão da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas) e as pessoas com Poder de Chefe no setor, realizar atribuições nominais aos processos criados ou recebidos no setor.
Após acessar ao botão Distribuição Interna o sistema irá apresentar a tela a seguir com o quadro de controle de processos no setor, este quadro serve para organizar os processos em Pendentes, Em Atendimento e Atendidos no setor, basta arrastar o processo para o local indicado.
Filtro para pesquisa: Permite otimizar a busca de processos.
Quadro de Controle de Processos
Permite visualizar os processos do setor agrupados por Pendente, Em Atendimento e Atendidos. Para atribuir um processo o mesmo deve estar na lista de Processos Pendentes.
Rótulo
É permitido para quem tem acesso aos processo do setor adicionar rótulos, que são cores predefinidas pelo sistema para auxiliar na organização interna dos processos no setor.
Atribuir
Permitido ao chefe, substituto ou quem tem poder de chefe realizar a atribuição dos processos no setor (são listados apenas os servidores lotados no setor).
Atender
O botão atender aparecerá para quem o processo foi atribuído, ao clicar, o sistema irá redirecionar para a tela de detalhe do processo para os devidos andamentos e irá alterar o processo da lista de Processos Pendente para Processos Em Atendimento
Concluir Atendimento
O botão concluir atendimento aparecerá para quem o processo foi atribuído, ao clicar o sistema irá redirecionar para a tela de detalhe do processo para os devidos andamentos e irá alterar o processo da lista de Processos Em Atendimento para Processos Atendidos.
A ação de Concluir Atendimento não irá finalizar automaticamente o processo. A mudança reflete apenas no quadro de processos do setor.
Dashboard do Setor
O dashboard do Setor apresenta um quadro para cada servidor do setor que teve processo atribuído/atendido, conforme a seguir:
Processos
Objetivo: Exibir a lista de todos os processos, a opção de Adicionar Processo Eletrônico bem como visualizar e realizar as ações necessárias nos processos.
Na Área 1 encontram-se os botões para Adicionar Processo Eletrônico para criar novo processo, Exportar XLS para exportar os dados e o botão Ajuda.
Na Área 2 encontram-se os filtros para localização dos processos, o agrupamento padrão Meus Processos busca todos os processos no qual o usuário logado consta como Interessado no Processo.
Na Área 3 encontram-se a lista dos processos localizados, no quais é possível consultar o processo, editar (caso a permissão do usuário e posse do processo permita).
Nível de Acesso
O nível de acesso dos Documentos e Processos deve seguir a Lei de Acesso à Informação - LAI (Lei 12.527/2011).
O princípio do serviço público é: Sigilo é exceção, transparência é regra.
Público: todos tem acesso aos processos eletrônicos, se o tipo de processo estiver configurado para consulta pública, o documento também será exibo na consulta do processo pelos públicos externos (sem necessidade de login no SUAP). Os documentos seguem as regras de nível de acesso individuais.
Restrito: permite visualização de todos que tem acesso ao setor que o processo foi criado (setor dono) e também as pessoas que tiverem acesso ao setor que recebeu o processo (neste caso, o sistema registra o histórico de quem visualizou o processo); Esta opção exige no momento de criação do processo a informação de qual hipótese legal foi usada para esta classificação.
Privado: permite visualização somente a quem criou o processo e quem recebeu o processo para análise, essa tramitação é pessoal e não por setor. Também fica registrado quem visualizou o processo. Esta opção exige no momento de criação do processo a informação de qual hipótese legal foi usada para esta classificação.
O sistema permite Editar ou Solicitar alteração de nível de acesso dos documentos finalizados e também dos processos enquanto estão Em trâmite.
Visualizar Processo
Na Área 1 constam os Dados Gerais dos Processos, nele constam informações básicas referentes a criação processo.
Para visualizar os Metadados do Processo, na área 2, constam as Abas: Documentos, Processos Apensados, Anexados e Relacionados, Minutas, Comentários e Solicitações. Quando existe informações nas abas, o sistema apresenta um número indicando quantos itens exibem na aba.
Na área 3 constam todos os trâmites do processo.
Na área 4 encontram-se o Registro de Ações, no botão Ver Detalhes o sistema apresenta detalhamentos das informações.
Requerimentos
Objetivo:
Caminho:
Título
Conteúdo
Informação de Sucesso da Ação Realizada.
Distribuição de Trâmites
Objetivo: Chefia imediata do setor configurar os trâmites de processos no setor.
Caminho: DOCUMENTOS/PROCESSOS -> Processos Eletrônicos -> Distribuição de Trâmites
Distribuição de Trâmite
O sistema exibe opção de busca por nome da pessoa que teve distribuição configurada. Também são as listas as todas as distribuições criadas pelo usuário logado.
Na opção de Adicionar Distribuição de Trâmite é possível realizar nova configuração.
Adicionar Distribuição de Trâmite
Setor: Selecione o setor que será feita a configuração.
Selecione a Pessoa: Selecione a pessoa que receberá o processo.
Tipo de Processos Atendidos: Selecione os processos que a pessoa irá receber.
Após o processo ser recebido no setor, independente por quem tenha recebido, o sistema irá atribuir o processo para quem foi configurado o trâmite.
Caso seja configurada mais de uma pessoa para um tipo de processo, o sistema distribui de forma alternada.
Funcionalidades Processo Eletrônico
Objetivo: Relacionar todas as funcionalidades disponíveis para os processos eletrônicos.
Na Área 1 encontram-se os botões para Adicionar Processo Eletrônico para criar novo processo, Exportar XLS para exportar os dados e o botão Ajuda.
Na Área 2 encontram-se os filtros para localização dos processos, o agrupamento padrão Meus Processos busca todos os processos no qual o usuário logado consta como Interessado no Processo.
Na Área 3 encontram-se a lista dos processos localizados, no quais é possível consultar o processo, editar (caso a permissão do usuário e posse do processo permita).
Criar Processo Eletrônico
O sistema permite criar aos usuários que foram liberados pelas respectivas chefias cria processos eletrônicos através do botão Adicionar Processo Eletrônico.
Interessados: Informe os interessados do processo, alguns usuários possuem mais de um cadastro no sistema, confirme pela matrícula se é o cadastro correto.
Tipo de Processo: Informe o tipo de processo trata o processo.
Assunto: Descreva o assunto do processo, essas informações são utilizadas na busca dos processos.
Setor de Criação: Informe o setor que o processo será criado.
Classificação: O sistema irá exibir qual a classificação arquivística para o processo tipo de processo selecionado.
Nível de Acesso: Escolha entre Público, Restrito, Privado, clique AQUI para mais informações.
Hipótese Legal: Nos casos de escolha do nível de acesso Restrito e Privado será obrigatório informar qual hipótese legal para a determinação do nível.
Salvar: Salva o processo e abre a visualização do mesmo.
Salvar e adicionar outro(a): Salva e volta para a tela com novo cadastro de processo.
Salvar e continuar editando: Salva e permite continuar editando as informações gerais do mesmo processo.
O Processo é criado com o NUP, é gerada informação no registro de ação.
A situação do documento criado fica como Em Trâmite.
Editar Processo
O sistema permite o Tipo de Processo e o Setor de Criação, mas somente antes do primeiro trâmite editar os seguintes dados do processo através do Botão Editar, após o primeiro trâmite o botão Editar Processo não fica disponível.
Editar Dados
O sistema permite editar os seguintes dados do Processo:
Interessados
O sistema permite incluir e remover interessados do processo, mediante justificativa e autenticação por senha.
Assunto
O sistema permite alterar os dados do assunto do processo, mediante justificativa.
Nível de Prioridade
O sistema permite alterar o nível de prioridade somente após o primeiro trâmite. Essa informação é exclusiva do setor que está analisando o processo. Após um trâmite o sistema volta o nível de prioridade para Média.
Outros dados
É o mesmo recurso do Editar Processo, o sistema permite alterar o Tipo de Processo e o Setor de Criação, mas somente antes do primeiro trâmite editar os seguintes dados do processo através do Botão Editar, após o primeiro trâmite o botão Editar Processo não fica disponível.
Encaminhar
Com Despacho
No encaminhamento com Despacho informe:
Despacho: O texto do despacho.
Buscar setor de destino por: Informe o tipo de busca do setor de destino, se Autocompletar ou exibir a Árvore.
Setor de Destino: Informe o setor de Destino
Perfil: Informe o perfil que está sendo utilizado para o encaminhamento.
Senha: Informe a senha do SUAP para autenticar.
Obs.: Informar Despacho é obrigatório nos processos administrativos.
Sem Despacho
No encaminhamento sem Despacho informe:
Buscar setor de destino por: Informe o tipo de busca do setor de destino, se Autocompletar ou exibir a Árvore.
Setor de Destino: Informe o setor de Destino
Obs.: Informar Despacho é obrigatório nos processos administrativos.
Receber
Após o processo ser encaminhado, o setor de destino deverá Receber o processo, confirmando a ação, caso o processo não seja recebido o sistema não permitirá ao setor visualizar os processos restritos ou privados nem os documentos restritos e sigilosos que compõem o processo.
Remover Último Trâmite
O sistema permite remover o último encaminhamento realizado, as informações são apagadas e o processo volta para a posse do setor que estava do último trâmite. É necessário confirmar a ação para o último trâmite ser removido.
Todas as informações do encaminhamento com ou sem despacho e no registro de ação são excluídas definitivamente do sistema. Depois de confirmada, essa ação não pode ser desfeita.
Solicitar Despacho
Ao solicitar despacho, informe o Corpo do Despacho, informe quem será o responsável pela assinatura do Despacho, a senha para autenticação do sistema e também qual setor o processo será encaminhado após o despacho ser assinado (Setor de Destino do Trâmite).
O sistema gera uma notificação de alerta na Tela de Inicial do usuário selecionado para assinar o Despacho.
Analisar/Indeferir Despacho
A pessoa que foi selecionada para realizar o despacho deverá acessar o processo, e na aba Solicitações verificar os despachos pendentes de avaliação.
Ao clicar no número do despacho o sistema apresenta o corpo do despacho solicitado.
Analisar Despacho
A pessoa solicitada para assinatura do despacho poderá Deferir e Encaminhar o despacho da forma como foi solicitado ou poderá editar os dados informados previamente, conforme necessidade.
Após a autenticação com Perfil e Senha do sistema, o processo será tramitado para o setor de Destino.
Indeferir Despacho
No botão Indeferir, após confirmar a ação, o indeferimento do despacho deverá ser justificado, conforme tela a seguir:
Editar/Cancelar Despacho
Ao salvar a informação o despacho será indeferido, e o processo volta à posse do usuário que solicitou o despacho para prosseguimento da análise do processo.
Enquanto o despacho não é Analisado ou Indeferido pela pessoa que foi solicitada, o autor do despacho poderá Editar o Corpo do Despacho, alterar a pessoa solicitada para assinatura e também informar novo destino do trâmite após o despacho. A solicitação de despacho também poderá ser cancelada pelo autor.
Solicitar Ciência
A solicitação de ciência é exclusivamente para os Interessados do Processo, sendo possível solicitar ciência apenas para os perfis de servidores, estagiários e prestadores de serviço. Alunos e Pessoas físicas podem ser adicionados como interessados, mas não podem ser indicados para receber ciência, por isso mesmo que estejam na lista de interessados, o sistema não os exibirá na lista de pessoas que podem ser indicadas para receber ciência.
Caso o sistema apresenta esta tela ao Solicitar ciência, é por que nenhum dos Interessados inseridos no Processo poderão receber a ciência.
Obs.: O interessado do processo também não consegue solicitar ciência para si mesmo.
Interessados: O sistema apresenta os interessados possíveis de receber ciência, selecione um ou mais opções.
Data Limite da Ciência: A data do limite da ciência, após essa data o processo considera ciente.
Justificativa da Solicitação: Informe a justificativa da solicitação.
Permitir Juntada? Informe se além da ciência será permitido a juntada de documentos no processo.
Data Limite da Juntada: No caso de permitir juntada, informe a data limite para juntada de documentos no processo.
Tipo da Ciência: Selecione entre Notificação, Intimação, Citação.
A solicitação da ciência fica disponível na Aba Solicitações.
Realizar Ciência no Processo
O sistema exibe alerta na tela inicial, ao clicar, serão listados os processos aguardado ciência.
O sistema exibe uma mensagem de informação sobre a ciência do atual processo, caso tenha sido permitido juntada de documentos, também será exibida a data para a manifestação da juntada do documento.
Perfil: Selecione o perfil que está tendo ciência do processo.
Declaro-me ciente: Marque a opção para confirmar a ciência.
Senha: Informe a senha do Suap para autenticação.
Assinar: Confirme a ação na opção assinar.
Após a confirmação, o sistema gera um documento de Termo de Ciência no processo.
A solicitação de juntada de documentos segue o mesmo procedimento da Solicitação de Juntada de Documentos.
O processo só poderá ser consultado após a confirmação da ciência.
Solicitar Documento
A Solicitação de Documentos é permitida somente para os servidores ou prestadores de serviços constantes como interessados no processo e para que seja permitido essa solicitação, o processo eletrônico necessariamente tem que ter sido tramitado.
Isso ocorre devido ao fato de ao criar um processo, o sistema permitir Adicionar Documento Interno e fazer Upload de Documento Externo, e quem está criando estaria em posse de todos os documentos necessários para a abertura do processo e poderia adicionar diretamente ao processo.
A necessidade de solicitar documentos surge no setor que recebeu o processo para a análise e ao invés de devolver o processo para o setor do interessado, manteria a posse do processo e apenas efetuaria a solicitação de documentos faltantes.
Sugestão: Caso necessite da solicitação e processo não tenha sido tramitado, recomendamos realizar um tramite, mesmo que para o mesmo setor. Desta forma o sistema habilitará a funcionalidade de Solicitar Documento.
Solicitados: O sistema apresenta a lista dos interessados do processo que podem receber a solicitação de juntada, selecione um ou mais opções.
Motivação: Informe a motivação da solicitação.
Data Limite: Informe a data limite para envio da juntada dos documentos.
Enviar: Clique em enviar para confirmar a solicitação de juntada de documento.
Processos sem trâmites não habilitam a opção para Solicitar Documento.
Não é possível solicitar documento se o interessado for o seu próprio usuário (pelo mesmo motivo de estar com a posse do processo para inserir os documentos), alunos e pessoas físicas/externas.
Responder Solicitação de Documento no Processo
O sistema exibe alerta na tela inicial, ao clicar, serão listados os processos aguardado ciência. Na Aba solicitações o usuário poderá Adicionar Documento, Realizar Upload de Documento e/ou Concluir Solicitação.
Concluir Solicitação
Mesmo que não tenham documentos a serem anexados a solicitação deve ser concluída para o processo seguir o trâmite.
Enquanto a solicitação estiver com situação Pendente, o processo fica parado, somente segue o trâmite após conclusão ou após a finalização do prazo da juntada de documentos.
Concluir Solicitação: Marque a solicitação para concluir a solicitação.
Senha: Informe a senha do SUAP.
Enviar: Clique em enviar para confirmar a conclusão da solicitação.
Ações
Rótulo
O sistema permite ao setor que está com posse do processo criar rótulos de controle interno, essas informações ficam disponíveis na caixa de processo de setor.
Atribuir
O sistema permite a chefia do setor Atribuir um processo que esteja no setor para algum servidor lotado no setor.
Link Público
Caso o tipo de processo do processo esteja configurado para consulta de inteiro teor de processo de forma pública, sem necessidade de efetuar login no sistema, o o sistema exibe a opção Link Público, que é o link para acessar o processo sem login.
Visualizar/Baixar Processo
O sistema disponibiliza a visualização do processo em HTML, bem como as opções para imprimir, visualizar/baixar em PDF, Baixar em Zip e Voltar ao Processo.
Nível de Acesso
Editar Nível de Acesso
É possível Editar o Nível de Acesso do Processo, quando estiver com a posse do processo.
O sistema exibe os Dados Gerais do Processo, o Nível de Acesso Atual e as informações do novo nível de acesso:
Para: Informe o novo nível de acesso.
Hipótese Legal: Caso o nível informado seja restrito ou privado, será obrigatório informar a hipótese legal.
Justificativa: Informe a justificativa da mudança.
Senha: Informe a senha para autenticação.
Enviar: Clique em enviar para salvar a alteração.
Solicitar Alteração de Nível de Acesso
É possível solicitar alteração do nível de acesso do processo, a solicitação fica disponível em Solicitações de alteração de nível de acesso e os responsáveis pelos Documentos/Processos.
O sistema exibe os Dados Gerais do Processo, o Nível de Acesso Atual e as informações do novo nível de acesso:
Para: Informe o novo nível de acesso.
Hipótese Legal: Caso o nível informado seja restrito ou privado, será obrigatório informar a hipótese legal.
Justificativa: Informe a justificativa da mudança.
Senha: Informe a senha para autenticação.
Enviar: Clique em enviar para salvar a alteração.
Solicitações de Nível de Acesso
O sistema irá apresentar as opções Deferir e Indeferir para quem o usuário que possuir o perfil para analisar a solicitação do documento/processo. Se a opção for Deferir, o sistema vai acatar a alteração solicitada, se for indeferir, o documento/processo vão continuar com o nível de acesso original.
Adicionar/Remover Interesse
É possível adicionar interesse nos processos, com isso a localização do processo pode ser realizada através do filtro Meus Interesses. A adição e a remoção do interesse ocorrem após confirmação da ação. Quando tramitados o sistema também envia notificações (SUAP e e-mail) para quem adicionou interesse.
Process Mining
Nesta opção o sistema disponibiliza alguns gráficos e informações que permitem fazer a gestão do processo e sua tramitação.
Finalizar Processo
Perfil: Informe o perfil que está sendo utilizado para finalizar o processo.
Justificativa: Informe a justificativa para finalização do processo.
Senha: Informe a senha do SUAP.
Assinar: Clique no botão Assinar e confirme a finalização do processo.
O processo vai mudar para a situação: Finalizado.
Remover Finalização
Após finalização o sistema permite Remover Finalização do Processo, após confirmar a ação será necessário inserir a justificativa:
Perfil: Informe o perfil que está sendo utilizado para remover a finalização o processo.
Justificativa: Informe a justificativa para remover a finalização do processo.
Senha: Informe a senha do SUAP.
Assinar: Clique no botão Assinar e confirme a remoção da finalização do processo.
O processo vai mudar para a situação: Em trâmite.
Adicionar Documento
É a forma que o sistema disponibiliza para adicionar um documento criado no SUAP a um processo. Somente os documentos finalizados poderão ser adicionados.
Procure o documento através dos filtros, clique no botão Enviar, na lista será possível consultar na lupa o documento e no botão Adicionar ao Processo, criar a vinculação.
Verificar Integridade
Após adicionar um documento interno o sistema disponibiliza a possibilidade de Verificar Integridade do conteúdo do mesmo. Apresentando a mensagem a seguir:
Remover do Processo
Um documento pode ser retirado do processo através da opção Remover do Processo, ao confirmar o sistema irá solicitar uma justificativa para a remoção.
Mostrar/Esconder documentos removidos
Ao remover um documento o sistema exibe o botão para mostrar/esconder documentos removidos, os documentos removidos são apresentado no fim de todos os documentos atuais do processo com cor vermelha, indicado como Removido, é possível Ver a Justificativa da remoção.
Nível de Acesso
Os documentos inseridos no processo poderão: Editar de Nível Acesso, Solicitar Alteração de Nível de Acesso ou Visualizar as solicitações de Nível de Acesso.
Upload de Documento Externo
O sistema permite anexar arquivos em PDF, informe:
Arquivo: Selecione o arquivo desejado.
Tipo de Conferência: Informe o tipo de conferência de que se trata o anexo.
Tipo: Informe o tipo do documento a ser anexado.
Assunto: Informe o assunto do documento.
Setor Dono: Informe o setor dono do documento.
Nível de Acesso: Informe o nível de acesso do documento.
Hipótese Legal: Nos casos de escolha do nível de acesso Restrito e Sigiloso será obrigatório informar qual hipótese legal para a determinação do nível.
Dados Adicionais:
Número/Ano: Informe o número e ano do documento
Sigla do Setor: Informe a sigla do setor
Sigla do Tipo de Documento: Informe a sigla do tipo de documento
Assinatura: Informe o tipo de Assinatura
Salvar: Clique em salvar para anexar o documento.
Fique atento ao formato do anexo e também se o tamanho está dentro do limite estabelecido pelo sistema.
A seguir deverão ser informados:
Perfil: Informe o perfil que está anexando o documento.
Senha: Informe a senha do SUAP.
Editar Documento Externo anexado
Após adicionado o documento no processo, o sistema permite à pessoa que incluiu e que está com a posse do processo, editar as seguintes informações:
Assunto: Nome do anexo.
Tipo: Tipo do documento externo.
Nível de Acesso
Os documentos anexados no processo poderão: Editar de Nível Acesso, Solicitar Alteração de Nível de Acesso, ou Visualizar as solicitações de Nível de Acesso.
Apensar Processo
Para que um processo seja apensado é necessário atender os seguintes pré-requisitos:
O processo a ser apensado não pode ter sido anexado a nenhum outro processo.
O processo a ser apensado não pode ter sido apensado a nenhum outro processo.
Processos sigilosos só podem ser apensados a outros processos sigilosos.
O processo também deve estar em posse do usuário que está tentando apensar, caso os requisitos não sejam cumpridos o sistema não permitirá Apensar Processo.
Processos a Apensar: Informe o processo.
Justificativa: Informe a justificativa para o apensamento.
O apensamento tem caráter temporário, então para finalizar um processo que foi apensado a outro será necessário Desapensar Processo.
Desapensar Processo
Ao confirmar a ação o sistema solicitará a justificativa para o desapensamento do processo. O sistema registra os processos que foram desapensados, com as respectivas justificativas.
Anexar Processo
Atenção: Os processos que forem anexados deixarão de existir. É uma ação que não pode ser desfeita.
"Atenção: Nenhum processo disponível para ser anexado." Caso essa mensagem esteja aparecendo é por que não foi encontrado nenhum processo que atenda a todos os pré-requisitos listados abaixo:
Para que um processo seja anexado é necessário atender os seguintes pré-requisitos:
O processo a ser anexado não pode ter sido anexado a nenhum outro processo.
O processo a ser anexado não pode ter sido apensado a nenhum outro processo.
O processo deve ter sido criado posteriormente a este.
O processo tem que ter o(s) mesmo(s) interessado(s).
O processo tem que ter a(s) mesma(s) classificação(ões).
Processos sigilosos só podem ser anexados a outros processos sigilosos.
Processos a Anexar: Informe o processo a anexar.
Justificativa: Informe a justificativa da anexação.
O processo que foi anexado ficará com a situação Anexado e não poderá mais consultado de forma individual, todos os documentos que compunham o processo são transferidos para o processo a que ele foi anexado.
No processo que recebeu a anexação, os documentos ficam separados por processo que foi inserido.
Relacionar Processo
O sistema irá exibir uma lista de processos, a mesma pode ser personalizada através dos filtros de buscas. Para visualizar o processo para confirmar as informações, clique na lupa, para relacionar, clique no botão Relacionar ao Processo.
O sistema possibilita consultar rapidamente os processos relacionados, cada processo segue o seu trâmite próprio. Através das Opções é possível remover o relacionamento. A função de relacionar processo e remover processos relacionados podem ser executadas a qualquer tempo, em qualquer situação/processo.
Minutas
O sistema irá exibir a lista de documentos, a mesma pode ser personalizada através dos filtros. Encontre o documento a ser inserido e clique no botão Adicionar Minuta ao processo.
A seguir, informe a senha do SUAP para autenticação e clique em Enviar.
O sistema irá apresentar a minuta na aba Documentos e também na Aba Minutas.
Comentários
O sistema permite adicionar comentários, essas informações não compõem o processo, mas auxiliam nas anotações sobre o andamento do processo no setor.
Permissões
Objetivo: Chefias dos setores realizarem o gerenciamento das permissões aos documentos e processos eletrônicos do setor.
Responsáveis pelas liberações
Chefia Imediata do setor/Substitutos
Chefe de setor ou quem tem o poder de chefe podem gerenciar os acessos dos setores através da funcionalidade gerenciamento de permissões.
Quem é chefe do setor? São as atribuições importadas do SIGEPE (CD/FG) e configuradas pela Propessoas o setor SUAP.
Em relação a função, caso não esteja aparecendo a sua função importada do Sigepe, verifique no seu cadastro básico de funções atuais. É necessário que seja vinculado um setor SUAP para que o sistema reconheça a função no setor, e liberar o gerenciamento de permissões, verifique a imagem abaixo:
Nestes casos, verifique com a Propessoas ou CGP do campus para regularização do cadastro.
Estando ok os acessos a chefia imediata do setor poderá gerenciar os acessos.
Chefia Hierárquica/Substitutos
Este perfil é relacionado a hierarquia do organograma;
Para gerenciar os acessos a setores vinculados à sua chefia, siga as instruções da destacada abaixo:
Localize o setor no link consulta de setores do SUAP indicado na tela azul ou pelo menu: Gestão de Pessoas - > Setores e localize o setor.
Se o setor procurado estiver no organograma dentro do setor da sua chefia, o sistema irá apresentar a opção para "Gerenciamento de Permissões de Processos e Documentos Eletrônicos". Depois realize o gerenciamento de acessos conforme necessidade, da mesma forma que a chefia imediata do setor.
Chefia Hierárquica - Exemplo Organograma
Exemplo Estrutura 1: Setor A -> Setor B -> Setor B1
Exemplo Estrutura 2: Setor A -> Setor C -> Setor C1
Exemplo Estrutura 3: Setor A -> Setor D -> Setor D1 -> Setor D2
Gerenciamento de Acessos
O gerenciamento de Acessos é realizado através do menu DOCUMENTOS/PROCESSOS -> Gerenciamento de Permissões
São 3 tipos de acessos que podem ser gerenciados através das Abas: Poder de Chefe, Processo Eletrônico e Documento Eletrônico. Cada aba é independente, sendo necessário sempre clicar no botão Enviar para que as ações sejam salvas. Caso seja alterada uma aba e clicado para mudar de aba sem clicar no botão Enviar, as informações não serão registradas no sistema, sendo necessário realizá-las novamente.
Poder de Chefe
O Poder de Chefe é a liberação realizada por alguma chefia para servidores que poderão gerenciar os acessos do setor, normalmente são liberados para os substitutos.
No caso de exercer chefia em algum setor, antes de sair para algum afastamento/férias que gerem ausências, lembre-se de indicar alguém para gerenciar os acessos aos Documentos e Processos Eletrônicos do setor.
São exibidos todos os setores que o usuário logado possui permissão de Poder de Chefe, clique no setor para visualizar as informações cadastradas e/ou gerenciar os acessos. O sistema exibe os dados dos servidores chefe de ofício do setor, não sendo necessário realizar o cadastro do chefe de ofício com poder de chefe.
No campo Servidores com poder de chefe no(a) RTR-: Informe a matrícula/nome do servidor e será exibidos as opções disponíveis.
Existem servidores com mais de um cadastro, verifique se é o usuário correto antes de selecionar.
Para retirar os acessos liberados, clique no símbolo (
) ao lado do da sigla do setor ou do nome.
Documento Eletrônico
Nos campos relacionados a Permissões para Setores: Informe a sigla/descrição do setor que será selecionado, o sistema irá exibir as opções disponíveis, selecione a opção desejada. Pode ser selecionados mais de um setor por vez.
Nos campos relacionados a Permissões para Servidores/Prestadores de Serviço: Informe a matrícula/nome do servidor/prestador de serviço e será exibidos as opções disponíveis.
Existem servidores com mais de um cadastro, o que pode gerar confusões, verifique se é o usuário correto.
Para retirar os acessos liberados, clique no símbolo () ao lado do da sigla do setor ou do nome.
Tanto para incluir quanto para remover é necessário clicar no botão Enviar para confirmar ação.
Permissões Setores
Setores que podem ler documentos
Esse acesso permite somente consultar os documentos eletrônicos do setor dono.
Setores que podem adicionar, operar e ler documentos
Esse acesso permite adicionar, operar e ler os documentos eletrônicos do setor dono.
A liberação de acesso geral para o setor, pode gerar dificuldade de identificar efetivamente com acesso ao setor. A recomendação é que seja liberado os acessos específicos aos servidores.
Ao selecionar um setor, o sistema na próxima vez que acessar a tela terá incluído todos os servidores lotados no setor neste momento, nos campos de acesso de servidores correspondente ao informado nos setores (leitura ou edição)
Permissões para Servidores/Prestadores de Serviço
Servidores/Prestadores de Serviço que podem ler documentos
Esse acesso permite somente consultar os documentos eletrônicos do setor dono.
Servidores/Prestadores de Serviço que podem adicionar, operar e ler documentos
Esse acesso permite adicionar, operar e ler os documentos eletrônicos do setor dono.
Processo Eletrônico
Nos campos relacionados a Permissões para Setores: Informe a sigla/descrição do setor que será selecionado, o sistema irá exibir as opções disponíveis, selecione a opção desejada. Pode ser selecionados mais de um setor por vez.
Nos campos relacionados a Permissões para Servidores/Prestadores de Serviço: Informe a matrícula/nome do servidor/prestador de serviço e será exibidos as opções disponíveis.
No campo Servidores/Prestadores de Serviço que podem cadastrar data de retorno programado nos trâmites de processos eletrônicos do(a): deverão ser informados os servidores que terão essa permissão específica no setor.
Existem servidores com mais de um cadastro, verifique se é o usuário correto antes de selecionar.
Para retirar os acessos liberados, clique no símbolo () ao lado do da sigla do setor ou do nome.
Tanto para incluir quanto para remover é necessário clicar no botão 
para confirmar a ação, se sair da tela clicando em outra aba sem Enviar, as informações não ficarão salvas no sistema.
Permissões para Setores
Setores que podem operar processos eletrônicos do setor
Esse acesso permite consultar os processos, mas não permite a criação .
Setores que podem adicionar e operar processos eletrônicos do setor
Esse acesso permite Criar, Consultar e Tramitar os processos.
A liberação de acesso geral para o setor, pode gerar dificuldade de identificar efetivamente com acesso ao setor. A recomendação é que seja liberado os acessos específicos aos servidores.
Ao selecionar um setor, o sistema na próxima vez que acessar a tela terá incluído todos os servidores lotados no setor neste momento, nos campos de acesso de servidores correspondente ao informado nos setores (leitura ou edição)
Permissões para Servidores/Prestadores de Serviço
Servidores/Prestadores de Serviço que podem operar processos eletrônicos
Esse acesso permite consultar os processos, mas não permite a criação.
Servidores/Prestadores de Serviço que podem adicionar e operar processos eletrônicos
Esse acesso permite Criar, Consultar e Tramitar os processos.
Existem servidores com mais de um cadastro, o que pode gerar confusões, verifique se é o usuário correto.
Minhas Permissões
Objetivo: Consultar as permissões que foram liberadas para o usuário logado.
Permissões agrupadas por Permissão
Nesta tela é possível consultar as permissões liberadas para os Documentos e Processos Eletrônicos para o seu usuário.
Na Área 1, é possível alterar a visualização dos acessos em Por Permissão ou por Setor.
Na Área 2 na opção por permissões, existem dois agrupamentos, sendo uma deles as Permissões Concedidas de Forma Individual, o que significa que o acesso foi liberado diretamente para a pessoa.
Na Área 3 são as permissões em si, são exibidos os tipos de acesso, os setores, as atribuições (que é quem e quando liberou o acesso).
Na Área 4, em Opções, é permitido ao usuário remover os acessos concedidos à ele, mas só é permitido remover a permissão de acessos liberados de forma individual.
No caso das pessoas que exercem chefias, o sistema também irá apresentar no início os Setores que sou Chefe de Ofício, neste caso também não é possível remover o acesso através deste gerenciamento de acessos.
Permissões Concedidas de Forma Coletiva
Na parte de baixo são as permissões concedidas de Forma Coletiva, que é quando a chefia ou quem tem o poder de chefe, libera o acesso de forma geral para o setor. Neste caso, não é permitido ao usuário remover o acesso, pois é para todos do Setor, mas caso a lotação do usuário seja alterada, o acesso ao setor será removido automaticamente.
Permissões agrupadas por Setor
Quando selecionada a opção por Setor, o sistema agrupa as permissões com foco no Setor, sendo exibidas para cada setor liberado as informações de Permissão, Atribuição (quem atribuiu, quando e de que forma (Individual ou Coletiva) e também tem nas Opções a possibilidade de remover os acessos individuais:
Para remover o acesso clique no botão Remover e confirme a ação, o sistema irá apresentar uma mensagem que a remoção foi realizada.
Vamos detalhar um pouco mais sobre os tipos de Permissões de acesso:
Tipos de Permissão
Em relação às permissões, o sistema possui opções gerais, como: Sou chefe, Tenho poder de chefe e também opções específicas de documentos e processos, sendo:
Setores que Posso Operar Processos Eletrônicos
Esse acesso permite consultar os processos, mas não permite a criação.
Setores que Posso Criar e Operar Processos Eletrônicos
Esse acesso permite Criar, Consultar e Tramitar os processos.
Setores que posso ler documentos
Esse acesso permite somente consultar os documentos eletrônicos do setor dono.
Setores que posso ler e editar documentos
Esse acesso permite criar, consultar e manipular os documentos eletrônicos do setor dono.
Responsáveis pelas Permissões
Quem libera os acessos aos documentos e processos são os seguintes perfis:
Chefia Imediata
Chefe de setor ou quem tem o poder de chefe podem gerenciar os acessos dos setores através da funcionalidade gerenciamento de permissões.
Quem é chefe do setor? São as atribuições importadas do SIGEPE (CD/FG) e configuradas pela Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas ou CCPG o setor SUAP.
Em relação a função, caso não esteja aparecendo a sua função importada do Sigepe, verifique no seu cadastro básico de funções atuais. É necessário que seja vinculado um setor SUAP para que o sistema reconheça a função no setor, e liberar o gerenciamento de permissões, verifique a imagem abaixo:
Nestes casos, verifique com a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas ou CGGP do campus para regularização.
Servidor que possui poder de chefe
Este perfil é para a pessoa cadastrada por alguma chefia, normalmente são os respectivos substitutos.
Chefia hierárquica
Este perfil é relacionado a hierarquia do organograma;
Chefia Hierárquica - Exemplo Organograma
Se não existir chefia imediata no setor ou ela não estiver disponível, verifique no organograma qual será a chefia hierárquica que poderá fazer essas liberações.