Funcionalidades Processo Eletrônico Objetivo: Relacionar todas as funcionalidades disponíveis para os processos eletrônicos. Menu> DOCUMENTOS/PROCESSOS -> Processos Eletrônicos -> Processos Na Área 1 encontram-se os botões para Adicionar Processo Eletrônico para criar novo processo, Exportar XLS para exportar os dados e o botão Ajuda. Na Área 2 encontram-se os filtros para localização dos processos, o agrupamento padrão Meus Processos busca todos os processos no qual o usuário logado consta como Interessado no Processo. Na Área 3 encontram-se a lista dos processos localizados, no quais é possível consultar o processo, editar (caso a permissão do usuário e posse do processo permita). Criar Processo Eletrônico O sistema permite criar aos usuários que foram liberados pelas respectivas chefias cria processos eletrônicos através do botão Adicionar Processo Eletrônico. Interessados: Informe os interessados do processo, alguns usuários possuem mais de um cadastro no sistema, confirme pela matrícula se é o cadastro correto.Tipo de Processo: Informe o tipo de processo trata o processo.Assunto: Descreva o assunto do processo, essas informações são utilizadas na busca dos processos.Setor de Criação: Informe o setor que o processo será criado.Classificação: O sistema irá exibir qual a classificação arquivística para o processo tipo de processo selecionado.Nível de Acesso: Escolha entre Público, Restrito, Privado, clique AQUI para mais informações.Hipótese Legal: Nos casos de escolha do nível de acesso Restrito e Privado será obrigatório informar qual hipótese legal para a determinação do nível.Salvar: Salva o processo e abre a visualização do mesmo.Salvar e adicionar outro(a): Salva e volta para a tela com novo cadastro de processo.Salvar e continuar editando: Salva e permite continuar editando as informações gerais do mesmo processo. O Processo é criado com o NUP, é gerada informação no registro de ação. A situação do documento criado fica como Em Trâmite. Editar Processo O sistema permite o Tipo de Processo e o Setor de Criação, mas somente antes do primeiro trâmite editar os seguintes dados do processo através do Botão Editar, após o primeiro trâmite o botão Editar Processo não fica disponível. Editar Dados O sistema permite editar os seguintes dados do Processo: Interessados O sistema permite incluir e remover interessados do processo, mediante justificativa e autenticação por senha. Assunto O sistema permite alterar os dados do assunto do processo, mediante justificativa. Nível de Prioridade O sistema permite alterar o nível de prioridade somente após o primeiro trâmite. Essa informação é exclusiva do setor que está analisando o processo. Após um trâmite o sistema volta o nível de prioridade para Média. Outros dados É o mesmo recurso do Editar Processo, o sistema permite alterar o Tipo de Processo e o Setor de Criação, mas somente antes do primeiro trâmite editar os seguintes dados do processo através do Botão Editar, após o primeiro trâmite o botão Editar Processo não fica disponível. Encaminhar Com Despacho No encaminhamento com Despacho informe: Despacho: O texto do despacho.Buscar setor de destino por: Informe o tipo de busca do setor de destino, se Autocompletar ou exibir a Árvore.Setor de Destino: Informe o setor de DestinoPerfil: Informe o perfil que está sendo utilizado para o encaminhamento.Senha: Informe a senha do SUAP para autenticar. Obs.: Informar Despacho é obrigatório nos processos administrativos. Sem Despacho No encaminhamento sem Despacho informe: Buscar setor de destino por: Informe o tipo de busca do setor de destino, se Autocompletar ou exibir a Árvore.Setor de Destino: Informe o setor de Destino Obs.: Informar Despacho é obrigatório nos processos administrativos. Receber Após o processo ser encaminhado, o setor de destino deverá Receber o processo, confirmando a ação, caso o processo não seja recebido o sistema não permitirá ao setor visualizar os processos restritos ou privados nem os documentos restritos e sigilosos que compõem o processo. Remover Último Trâmite O sistema permite remover o último encaminhamento realizado, as informações são apagadas e o processo volta para a posse do setor que estava do último trâmite. É necessário confirmar a ação para o último trâmite ser removido. Todas as informações do encaminhamento com ou sem despacho e no registro de ação são excluídas definitivamente do sistema. Depois de confirmada, essa ação não pode ser desfeita. Solicitar Despacho Ao solicitar despacho, informe o Corpo do Despacho, informe quem será o responsável pela assinatura do Despacho, a senha para autenticação do sistema e também qual setor o processo será encaminhado após o despacho ser assinado (Setor de Destino do Trâmite). O sistema gera uma notificação de alerta na Tela de Inicial do usuário selecionado para assinar o Despacho. Analisar/Indeferir Despacho A pessoa que foi selecionada para realizar o despacho deverá acessar o processo, e na aba Solicitações verificar os despachos pendentes de avaliação. Ao clicar no número do despacho o sistema apresenta o corpo do despacho solicitado. Analisar Despacho A pessoa solicitada para assinatura do despacho poderá Deferir e Encaminhar o despacho da forma como foi solicitado ou poderá editar os dados informados previamente, conforme necessidade. Após a autenticação com Perfil e Senha do sistema, o processo será tramitado para o setor de Destino. Indeferir Despacho No  botão Indeferir, após confirmar a ação, o indeferimento do despacho deverá ser justificado, conforme tela a seguir: Editar/Cancelar Despacho Ao salvar a informação o despacho será indeferido, e o processo volta à posse do usuário que solicitou o despacho para prosseguimento da análise do processo. Enquanto o despacho não é Analisado ou Indeferido pela pessoa que foi solicitada, o autor do despacho poderá Editar o Corpo do Despacho, alterar a pessoa solicitada para assinatura e também informar novo destino do trâmite após o despacho. A solicitação de despacho também poderá ser cancelada pelo autor. Solicitar Ciência A solicitação de ciência é exclusivamente para os Interessados do Processo, sendo possível solicitar ciência apenas para os perfis de servidores, estagiários e prestadores de serviço. Alunos e Pessoas físicas podem ser adicionados como interessados, mas não podem ser indicados para receber ciência, por isso mesmo que estejam na lista de interessados, o sistema não os exibirá na lista de pessoas que podem ser indicadas para receber ciência. Caso o sistema apresenta esta tela ao Solicitar ciência, é por que nenhum dos Interessados inseridos no Processo poderão receber a ciência. Obs.: O interessado do processo também não consegue solicitar ciência para si mesmo. Interessados: O sistema apresenta os interessados possíveis de receber ciência, selecione um ou mais opções.Data Limite da Ciência: A data do limite da ciência, após essa data o processo considera ciente.Justificativa da Solicitação: Informe a justificativa da solicitação.Permitir Juntada? Informe se além da ciência será permitido a juntada de documentos no processo.Data Limite da Juntada: No caso de permitir juntada, informe a data limite para juntada de documentos no processo.Tipo da Ciência: Selecione entre Notificação, Intimação, Citação. A solicitação da ciência fica disponível na Aba Solicitações. Realizar Ciência no Processo O sistema exibe alerta na tela inicial, ao clicar, serão listados os processos aguardado ciência. O sistema exibe uma mensagem de informação sobre a ciência do atual processo, caso tenha sido permitido juntada de documentos, também será exibida a data para a manifestação da juntada do documento. Perfil: Selecione o perfil que está tendo ciência do processo.Declaro-me ciente: Marque a opção para confirmar a ciência.Senha: Informe a senha do Suap para autenticação.Assinar: Confirme a ação na opção assinar. Após a confirmação, o sistema gera um documento de Termo de Ciência no processo. A solicitação de juntada de documentos segue o mesmo procedimento da Solicitação de Juntada de Documentos. O processo só poderá ser consultado após a confirmação da ciência. Solicitar Documento A Solicitação de Documentos é permitida somente para os servidores ou prestadores de serviços constantes como interessados no processo e para que seja permitido essa solicitação, o processo eletrônico necessariamente tem que ter sido tramitado. Isso ocorre devido ao fato de ao criar um processo, o sistema permitir Adicionar Documento Interno e fazer Upload de Documento Externo, e quem está criando estaria em posse de todos os documentos necessários para a abertura do processo e poderia adicionar diretamente ao processo. A necessidade de solicitar documentos surge no setor que recebeu o processo para a análise e ao invés de devolver o processo para o setor do interessado, manteria a posse do processo e apenas efetuaria a solicitação de documentos faltantes. Sugestão: Caso necessite da solicitação e processo não tenha sido tramitado, recomendamos realizar um tramite, mesmo que para o mesmo setor. Desta forma o sistema habilitará a funcionalidade de Solicitar Documento. Solicitados: O sistema apresenta a lista dos interessados do processo que podem receber a solicitação de juntada, selecione um ou mais opções.Motivação: Informe a motivação da solicitação.Data Limite: Informe a data limite para envio da juntada dos documentos.Enviar: Clique em enviar para confirmar a solicitação de juntada de documento. Processos sem trâmites não habilitam a opção para Solicitar Documento. Não é possível solicitar documento se o interessado for o seu próprio usuário (pelo mesmo motivo de estar com a posse do processo para inserir os documentos), alunos e pessoas físicas/externas. Responder Solicitação de Documento no Processo O sistema exibe alerta na tela inicial, ao clicar, serão listados os processos aguardado ciência. Na Aba solicitações o usuário poderá Adicionar Documento, Realizar Upload de Documento e/ou Concluir Solicitação. Concluir Solicitação Mesmo que não tenham documentos a serem anexados a solicitação deve ser concluída para o processo seguir o trâmite. Enquanto a solicitação estiver com situação Pendente, o processo fica parado, somente segue o trâmite após conclusão ou após a finalização do prazo da juntada de documentos. Concluir Solicitação: Marque a solicitação para concluir a solicitação.Senha: Informe a senha do SUAP.Enviar: Clique em enviar para confirmar a conclusão da solicitação. Ações Rótulo O sistema permite ao setor que está com posse do processo criar rótulos de controle interno, essas informações ficam disponíveis na caixa de processo de setor. Atribuir O sistema permite a chefia do setor Atribuir um processo que esteja no setor para algum servidor lotado no setor. Link Público Caso o tipo de processo do processo esteja configurado para consulta de inteiro teor de processo de forma pública, sem necessidade de efetuar login no sistema, o o sistema exibe a opção Link Público, que é o link para acessar o processo sem login. Visualizar/Baixar Processo O sistema disponibiliza a visualização do processo em HTML, bem como as opções para imprimir, visualizar/baixar em PDF, Baixar em Zip e Voltar ao Processo. Nível de Acesso Editar Nível de Acesso É possível Editar o Nível de Acesso do Processo, quando estiver com a posse do processo. O sistema exibe os Dados Gerais do Processo, o Nível de Acesso Atual e as informações do novo nível de acesso: Para: Informe o novo nível de acesso.Hipótese Legal: Caso o nível informado seja restrito ou privado, será obrigatório informar a hipótese legal.Justificativa: Informe a justificativa da mudança.Senha: Informe a senha para autenticação.Enviar: Clique em enviar para salvar a alteração. Solicitar Alteração de Nível de Acesso É possível solicitar alteração do nível de acesso do processo, a solicitação fica disponível em Solicitações de alteração de nível de acesso e os responsáveis pelos Documentos/Processos. O sistema exibe os Dados Gerais do Processo, o Nível de Acesso Atual e as informações do novo nível de acesso: Para: Informe o novo nível de acesso.Hipótese Legal: Caso o nível informado seja restrito ou privado, será obrigatório informar a hipótese legal.Justificativa: Informe a justificativa da mudança.Senha: Informe a senha para autenticação.Enviar: Clique em enviar para salvar a alteração. Solicitações de Nível de Acesso O sistema irá apresentar as opções Deferir e Indeferir para quem o usuário que possuir o perfil para analisar a solicitação do documento/processo. Se a opção for Deferir, o sistema vai acatar a alteração solicitada, se for indeferir, o documento/processo vão continuar com o nível de acesso original. Adicionar/Remover Interesse É possível adicionar interesse nos processos, com isso a localização do processo pode ser realizada através do filtro Meus Interesses. A adição e a remoção do interesse ocorrem após confirmação da ação. Quando tramitados o sistema também envia notificações (SUAP e e-mail) para quem adicionou interesse. Process Mining Nesta opção o sistema disponibiliza alguns gráficos e informações que permitem fazer a gestão do processo e sua tramitação. Finalizar Processo Perfil: Informe o perfil que está sendo utilizado para finalizar o processo.Justificativa: Informe a justificativa para finalização do processo.Senha: Informe a senha do SUAP.Assinar: Clique no botão Assinar e confirme a finalização do processo. O processo vai mudar para a situação: Finalizado. Remover Finalização Após finalização o sistema permite Remover Finalização do Processo, após confirmar a ação será necessário inserir a justificativa: Perfil: Informe o perfil que está sendo utilizado para remover a finalização o processo.Justificativa: Informe a justificativa para remover a finalização do processo.Senha: Informe a senha do SUAP.Assinar: Clique no botão Assinar e confirme a remoção da finalização do processo. O processo vai mudar para a situação: Em trâmite. Adicionar Documento É a forma que o sistema disponibiliza para adicionar um documento criado no SUAP a um processo. Somente os documentos finalizados poderão ser adicionados. Procure o documento através dos filtros, clique no botão Enviar, na lista será possível consultar na lupa o documento e no botão Adicionar ao Processo, criar a vinculação. Verificar Integridade Após adicionar um documento interno o sistema disponibiliza a possibilidade de Verificar Integridade do conteúdo do mesmo. Apresentando a mensagem a seguir: Remover do Processo Um documento pode ser retirado do processo através da opção Remover do Processo, ao confirmar o sistema irá solicitar uma justificativa para a remoção. Mostrar/Esconder documentos removidos Ao remover um documento o sistema exibe o botão para mostrar/esconder documentos removidos, os documentos removidos são apresentado no fim de todos os documentos atuais do processo com cor vermelha, indicado como Removido, é possível Ver a Justificativa da remoção. Nível de Acesso Os documentos inseridos no processo poderão: Editar de Nível Acesso, Solicitar Alteração de Nível de Acesso ou Visualizar as solicitações de Nível de Acesso. Upload de Documento Externo O sistema permite anexar arquivos em PDF, informe:Arquivo: Selecione o arquivo desejado.Tipo de Conferência: Informe o tipo de conferência de que se trata o anexo.Tipo: Informe o tipo do documento a ser anexado.Assunto: Informe o assunto do documento.Setor Dono: Informe o setor dono do documento.Nível de Acesso: Informe o nível de acesso do documento.Hipótese Legal: Nos casos de escolha do nível de acesso Restrito e Sigiloso será obrigatório informar qual hipótese legal para a determinação do nível. Dados Adicionais: Número/Ano: Informe o número e ano do documentoSigla do Setor: Informe a sigla do setorSigla do Tipo de Documento: Informe a sigla do tipo de documento Assinatura: Informe o tipo de AssinaturaSalvar: Clique em salvar para anexar o documento. Fique atento ao formato do anexo e também se o tamanho está dentro do limite estabelecido pelo sistema. A seguir deverão ser informados:Perfil: Informe o perfil que está anexando o documento.Senha: Informe a senha do SUAP. Editar Documento Externo anexado Após adicionado o documento no processo, o sistema permite à pessoa que incluiu e que está com a posse do processo, editar as seguintes informações: Assunto: Nome do anexo.Tipo: Tipo do documento externo. Nível de Acesso Os documentos anexados no processo poderão: Editar de Nível Acesso, Solicitar Alteração de Nível de Acesso, ou Visualizar as solicitações de Nível de Acesso. Apensar Processo Para que um processo seja apensado é necessário atender os seguintes pré-requisitos: O processo a ser apensado não pode ter sido anexado a nenhum outro processo.O processo a ser apensado não pode ter sido apensado a nenhum outro processo.Processos sigilosos só podem ser apensados a outros processos sigilosos. O processo também deve estar em posse do usuário que está tentando apensar, caso os requisitos não sejam cumpridos o sistema não permitirá Apensar Processo. Processos a Apensar: Informe o processo.Justificativa: Informe a justificativa para o apensamento. O apensamento tem caráter temporário, então para finalizar um processo que foi apensado a outro será necessário Desapensar Processo. Desapensar Processo Ao confirmar a ação o sistema solicitará a justificativa para o desapensamento do processo. O sistema registra os processos que foram desapensados, com as respectivas justificativas. Anexar Processo Atenção: Os processos que forem anexados deixarão de existir. É uma ação que não pode ser desfeita. "Atenção: Nenhum processo disponível para ser anexado." Caso essa mensagem esteja aparecendo é por que não foi encontrado nenhum processo que atenda a todos os pré-requisitos listados abaixo: Para que um processo seja anexado é necessário atender os seguintes pré-requisitos: O processo a ser anexado não pode ter sido anexado a nenhum outro processo.O processo a ser anexado não pode ter sido apensado a nenhum outro processo.O processo deve ter sido criado posteriormente a este.O processo tem que ter o(s) mesmo(s) interessado(s).O processo tem que ter a(s) mesma(s) classificação(ões).Processos sigilosos só podem ser anexados a outros processos sigilosos. Processos a Anexar: Informe o processo a anexar.Justificativa: Informe a justificativa da anexação. O processo que foi anexado ficará com a situação Anexado e não poderá mais consultado de forma individual, todos os documentos que compunham o processo são transferidos para o processo a que ele foi anexado. No processo que recebeu a anexação, os documentos ficam separados por processo que foi inserido. Relacionar Processo O sistema irá exibir uma lista de processos, a mesma pode ser personalizada através dos filtros de buscas. Para visualizar o processo para confirmar as informações, clique na lupa, para relacionar, clique no botão Relacionar ao Processo. O sistema possibilita consultar rapidamente os processos relacionados, cada processo segue o seu trâmite próprio. Através das Opções é possível remover o relacionamento. A função de relacionar processo e remover processos relacionados podem ser executadas a qualquer tempo, em qualquer situação/processo. Minutas O sistema irá exibir a lista de documentos, a mesma pode ser personalizada através dos filtros. Encontre o documento a ser inserido e clique no botão Adicionar Minuta ao processo. A seguir, informe a senha do SUAP para autenticação e clique em Enviar. O sistema irá apresentar a minuta na aba Documentos e também na Aba Minutas. Comentários O sistema permite adicionar comentários, essas informações não compõem o processo, mas auxiliam nas anotações sobre o andamento do processo no setor.